Privacy verklaring

Uw privacy

Het is vanuit wetgeving (Jeugdwet en WGBO) en vanuit goede hulpverlening verplicht een dossier bij te houden. Hierin leggen wij de gegevens vast van uw kind, u, andere gezinsleden en betrokken hulpverleners. Koel Jeugdzorg gaat zorgvuldig om met de gegevens over u en uw gezin. De afspraken hierover staan in onze Privacy Policy. De belangrijkste afspraken leest u op deze pagina.

Het dossier

Wij leggen om hulp te kunnen bieden in het dossier persoonsgegevens, zoals naam, adres en geboortedatum van cliënt, diens ouders en/of andere betrokkenen vast. Ook informatie die nodig is voor de hulpverlening, zoals gespreksverslagen, het plan van aanpak, brieven en notities worden hierin bewaard.

Deze gegevens gebruiken wij voor zover dat noodzakelijk is voor het bieden van goede hulp en de financiering daarvan.

Digitaal registratiesysteem

We maken gebruik van ZilliZ dit is een goed beveiligd digitaal registratiesysteem. De dossiergegevens, stukken en rapportage worden hierin vastgelegd. Indien u hier recht op heeft en indien de veiligheid van de betrokkenen geborgd is krijgt u als u dat wilt toegang tot dit dossier. Hierdoor kunt u het proces nauwgezet volgen. Ook de betrokken medewerkers hebben toegang. Uiteraard hebben niet betrokken medewerkers geen toegang. Als de cliënt jonger is dan zestien jaar hebben (gezagdragende) ouders het recht om het dossier in te zien. Cliënten vanaf twaalf jaar mogen met toestemming van hun ouders ook zelf hun dossier inzien. Jongeren van 16 jaar en ouder krijgen zelfstandig toegang. In dat geval is toestemming van de jongere nodig om toegang aan de ouders te verschaffen. Alleen in uitzonderingsgevallen kan van deze regels worden afgeweken.

Mochten de ouders/verzorgers van de client ervoor kiezen dat iemand uit het netwerk toegang moet krijgen tot het dossier dan is dat mogelijk. Voor alles geldt dat de veiligheid van de betrokkenen geborgd moet zijn. Het is ook mogelijk om als ouders apart een dossier te krijgen zodat de andere ouder geen zicht heeft in de verslaglegging van het proces als ouder.

Als gegevens in het dossier onjuist zijn kunt u schriftelijk vragen om ze te corrigeren, aan te vullen of eventueel te verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens.

Daarnaast heeft u het recht om de dossiergegevens over te (laten) dragen aan een andere organisatie. Het is niet zo dat de client bepaald wat in een dossier komt. De professional is hierin leading. Mochten meningen tegengesteld zijn dan kunnen beide meningen opgenomen worden.

De dossiergegevens worden 20 jaar bewaard en kunnen onder voorwaarden op schriftelijk verzoek worden vernietigd.

Wie mogen de gegevens ontvangen?

Professionals van Koel Jeugdzorg geven geen gegevens uit het dossier aan derden geven zonder uw toestemming. Deze toestemming kunt u op elk moment weer intrekken. Gegevens mogen wel zonder toestemming verstrekt worden aan andere professionals binnen Koel Jeugdzorg indien en voor zover deze rechtstreeks betrokken zijn bij de hulp.

Bepaalde gegevens kunnen daarnaast op grond van een wettelijke plicht zonder toestemming worden verstrekt, bijvoorbeeld aan de gemeente voor de verantwoording van de hulp of in het geval van een vermoeden van onveiligheid omdat wij o.a. ook gehouden zijn aan de verplichte Meldcode Huiselijk geweld en Kindermishandeling. De gegevens kunnen anoniem gebruikt worden om te onderzoeken of de hulp die we bieden goed werkt en voor controle door de Inspectie

Gezondheidszorg en Jeugd.

Als u hulp van Koel Jeugdzorg kunt u te maken krijgen met een melding bij de Verwijsindex Risicojongeren. Andere hulpverleningsorganisaties werken hier ook mee. Zo voorkomen we dat hulpverleners langs elkaar heen werken en zo kan snel en makkelijk contact gelegd worden om de hulp aan u en uw gezin goed af te stemmen. In de Verwijsindex staat alleen dát u hulp krijgt, niet welke hulp of de reden waarom u hulp ontvangt. Het werken met de Verwijsindex is een verplichting die ons door uw gemeente wordt opgelegd. Dit betekent dat, indien u bezwaar heeft, bij de gemeente dit bezwaar in moet dienen.

Versie maart 2025