Privacy verklaring

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Wat zijn persoonsgegevens eigenlijk? Een persoonsgegeven is elk gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. Bijvoorbeeld je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan wordt ‘verwerken’ genoemd. Bijvoorbeeld het verzamelen, bewaren, opvragen, uitwisselen en vernietigen van persoonsgegevens. Als Koel Jeugdzorg zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. 
Als je na het doornemen van deze Privacy policy vragen hierover hebt, kun je contact met ons opnemen via algemeen@koeljeugdzorg.nl

Koel Jeugdzorg houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (vanaf nu noemen wij dit AVG), de Jeugdwet en de Wet op Geneeskundige Behandelings Overeenkomst (WGBO). Uiteraard houden we ons ook aan de fiscale wet en regelgeving. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrek Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy policy;
• de verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om jouw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. Wanneer dit laatste het geval is brengen wij jou op de hoogte;
• op de hoogte zijn van jouw rechten wat betreft het verwerken van persoonsgegevens, je hierop wijzen en deze respecteren.

Rechten
Je hebt daar waar het gaat om de AVG uiteraard ook rechten. Recht op inzage, rectificatie, correctie, beperking of afscherming, verwijdering, etc.

Afhandeling van je verzoek
Een verzoek tot inzage, rectificatie en aanvulling, vergetelheid, dataportabiliteit, bezwaar en beperking kun je schriftelijk indienen bij Koel Jeugdzorg, algemeen@koeljeugdzorg.nl Binnen één maand na je verzoek hoor je of we hieraan kunnen voldoen en op welke manier. Koel Jeugdzorg kan op grond van de wet je verzoek weigeren, wij laten je dan de reden weten. Koel Jeugdzorg kan ook vragen of je je wilt legitimeren. 

Recht op inzage
Je hebt recht van inzage in en een afschrift van je persoonsgegevens. Je krijgt dan kopieën, het origineel houden we zelf. In uitzonderlijke situaties kunnen we je verzoek weigeren. Dat kan als de privacy van een andere persoon wordt geschonden en als dat belang zwaarder weegt dan jouw belang. Toegang tot het dossier wordt aan iedere client aangeboden, of je kunt hierom vragen.

Recht op rectificatie en correctie
Je hebt het recht om je persoonsgegevens aan te vullen en/of te rectificeren. Je kunt bijvoorbeeld vragen om een eigen verklaring in het dossier op te nemen. Je hebt ook het recht deze gegevens te laten corrigeren als deze feitelijk onjuist zijn. 

Recht op beperking/afscherming
Je hebt het recht om bepaalde gegevens af te laten schermen. Dit zorgt ervoor dat door jou genoemde personen geen inzage krijgen in (delen van) je dossier. 

Recht op verwijdering en vergetelheid
Je hebt het recht om persoonsgegevens die niet juist zijn te laten verwijderen. In bepaalde situaties kun je ons vragen om helemaal vergeten te worden. Dit betekent dat wij al je gegevens anoniem maken, zodat ze niet meer aan je verbonden zijn. De gegevens in het digitale cliëntdossier kunnen in verband met de wettelijke bepalingen pas twintig jaar na het laatste contact helemaal vernietigd worden. 

Recht op dataportabiliteit
Je hebt het recht om gegevens over te dragen. Je kunt ons vragen of we de digitale persoonsgegevens die we van je hebben aan jou overdragen of aan een andere organisatie. 

Afhandeling van je verzoek
Een verzoek tot inzage, rectificatie en aanvulling, vergetelheid, dataportabiliteit, bezwaar en beperking kun je schriftelijk indienen bij Koel Jeugdzorg, algemeen@koeljeugdzorg.nl Binnen één maand na je verzoek hoor je of we hieraan kunnen voldoen en op welke manier.  Koel Jeugdzorg kan op grond van de wet je verzoek weigeren. Koel Jeugdzorg kan ook vragen of je je wilt legitimeren.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

• Medewerkers en aangesloten zzp’ers;
• Bestaande cliënten, hun vertegenwoordigers, zoals ouders/verzorgers van minderjarigen en op verzoek personen uit het netwerk;
• Geïnteresseerden; 
• Personen die aan een organisatie of bedrijf zijn verbonden waar we een relatie mee hebben;
• Overige personen waar we contact mee hebben anders dan hierboven genoemd.
  
  

Welke gegevens verwerken we?
Uiteraard is er een verschil in welke gegevens we verwerken. Dat hangt af van de manier waarop we samenwerken. Van een medewerker bewaren we andere gegevens dan van cliënten. Van een opdrachtgever of van medewerkers van andere organisaties bewaren we weer andere gegevens.

Van betrokkenen (medewerkers en ZZP’ers) van Koel Jeugdzorg:
naam, adres, contactgegevens, zakelijke gegevens, financiële gegevens en in geval van medewerkers bewaren we ook bijzondere gegevens zoals BSN. 

Van professionals en/of medewerkers/ ZZP’ers van opdrachtgevers verwerkt Koel Jeugdzorg:
naam, adres, contactgegevens, zakelijke gegevens, financiële gegevens.

Van cliënten verwerkt Koel Jeugdzorg:
naam, adres/contactgegevens, geboortedatum, BSN-nummer, gezondheidsgegevens gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger, persoonlijke omstandigheden die van belang kunnen zijn hulpverlening, en evt. naam huisarts/andere zorgverleners 

Personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden of als zelfstandige werkzaam zijn waar we een relatie mee hebben:
naam, adres, contactgegevens, zakelijke gegevens

Andere personen waar we contact mee hebben:
Naam, adres, contactgegevens, zakelijke gegevens

Koel Jeugdzorg is verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens
Er zijn zogenaamde rechtvaardigingsgronden voor wat maakt dat we deze gegevens verwerken. We verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtvaardigingsgronden: 

• Voor het nakomen van een wettelijke verplichting;
• Voor het uitvoeren van een overeenkomst;
• Met toestemming van de betrokken persoon;
• Voor de vervulling van een taak van algemeen belang

• Gebruik om een wettelijke verplichting na te komen;
• Gebruik om het uitgeven van een opdracht of uitvoeren van een opdracht; 
• Gebruik ten behoeve van de bewaking van de eigen kwaliteit en de accreditering; 
• Gebruik om geïnteresseerden van informatie te voorzien en/of contact te onderhouden;
• Gebruik in het kader van de te verlenen hulpverlening

Uitwisseling gegevens
Het uitgangspunt is dat Koel Jeugdzorg geen gegevens uit het dossier verstrekt aan derden zonder jouw toestemming. Deze toestemming kun je uiteraard ook weer intrekken.  

Gegevens mogen wel zonder toestemming verstrekt worden aan en opgevraagd worden door hulpverleners van opdrachtgevers waar jij mee samenwerkt en die dus rechtstreeks betrokken zijn bij de hulp.  

Wij betrekken voor sommige werkzaamheden andere organisaties, bijvoorbeeld voor het afnemen van het clienttevredenheidsonderzoek (CTO). Met hen hebben we een verwerkersovereenkomst. Hierin staat dat wij als opdrachtnemer, de verwerkers, afspraken maken waardoor de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd zijn. Wij hebben een geheimhoudingsplicht die iedere medewerker via de (arbeids)overeenkomst bij Koel Jeugdzorg getekend heeft. 

Bepaalde gegevens (woonplaats bijvoorbeeld) kunnen daarnaast op grond van een wettelijke plicht zonder toestemming worden verstrekt, bijvoorbeeld aan de gemeente voor de verantwoording van de hulp en anoniem voor controle door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. 

Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is of als je toestemming hebt gegeven. 

Uitzonderingen
In heel uitzonderlijke situaties kunnen wij zonder je toestemming toch je persoonsgegevens aan anderen verstrekken. Dit is bijvoorbeeld het geval als er het vermoeden is van kindermishandeling, incest of huiselijk geweld. In dergelijke situaties mag Koel Jeugdzorg het belang van het slachtoffer voor laten gaan op de bescherming van privacy. Koel Jeugdzorg moet dan wel in het dossier aangeven welke argumenten er waren om zonder toestemming gegevens aan anderen te verstrekken.

Verwijsindex
Als een jongere (tot 23 jaar) is aangemeld dan geven wij een zorgsignaal af in een landelijke digitale lijst, de ‘verwijsindex’, die beheerd wordt door Multisignaal. Dat is belangrijk, want als iemand van een andere organisatie ook zorgen heeft over een jeugdige, dan brengt de verwijsindex professionals bij elkaar. Gezamenlijk wordt dan besproken, mits de veiligheid niet in het geding is, met toestemming van de cliënt zelf, hoe de jeugdige het beste geholpen kan worden. Het afgeven van een signaal in de verwijsindex kan zonder jouw toestemming plaatsvinden maar moet wel aan je verteld worden. Koel Zorgt verwerkt deze wettelijke opdracht.
Uiteraard is het uitgangspunt om dit in overeenstemming te laten plaatsvinden. Voor meer informatie www.multisignaal.nl  

Binnen EU
De gegevens van Koel Jeugdzorg worden binnen de EU of onder het EU-VS privacy Shield verwerkt. 

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
Persoonsgegevens die binnen het kader van de Jeugdwet zijn verwerkt moeten we op grond van deze wet minstens 20 jaar bewaren. Het is immers van belang om (oud)cliënten de gelegenheid te bieden hun dossier op te vragen. Als de bewaartermijn van deze persoonsgegevens is verstreken dan worden die binnen een termijn maximaal één jaar verwijderd/vernietigd. Koel Jeugdzorg heeft hiervoor afspraken met Landmerc waarbij wij het registratiesysteem (Zilliz) hebben afgenomen en waarin de dossiers worden opgebouwd. Zij garanderen de juiste voorwaarden voor het bewaren van deze privacygevoelige dossiers. 

Persoonsgegevens die Koel Jeugdzorg in opdracht van de opdrachtgever heeft gegenereerd, maar die geen gezondheidsgegevens (jeugdwet) zijn, worden in opdracht van de opdrachtgever vernietigd na de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn. Voor bijvoorbeeld financiële (fiscale) gegevens geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Overige persoonsgegevens bewaren we niet langer dan nodig is.
Koel Jeugdzorg verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Informatiebeveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. 

Wijzigingen
Koel Jeugdzorg kan deze privacy policy aanpassen (zie versiedatum). Kijk daarom regelmatig deze privacy policy voor eventuele aanpassingen.

Vragen of klachten
Als je vragen hebt over deze Privacy policy neem dan contact met ons op via de email: algemeen@koeljeugdzorg.nl We horen graag van je als je het niet eens bent met deze privacy policy.  Wij kunnen leren van jouw feedback en horen dat graag. Immers voor ons allemaal is dit van belang en we zijn ons er zeker van bewust dat we te maken hebben met persoonsgegevens.  
Je kunt ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie februari 2023